Beschreibung aller Funktionen

OfficeFreund - Menü

Übersichtliches Hauptmenü.
Zuletzt bearbeitete Aufträge, Adressen und Schriftverkehr sind aus dem Hauptmenü aufrufbar.

Die Einträge des Hauptmenüs können ein-, bzw. ausgeblendet und umsortiert werden.

OfficeFreund - Auftrag

Auftrags-Verwaltung

In der Auftragsverwaltung können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Ihre Vorgänge (Angebote, Kostenschätzungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Schlussrechnung, Sammelrechnungen, Lieferscheine, Korrekturrechnung und Bestellungen und ABO Rechnungen) verschaffen.
Jeder bestehende Vorgang kann von hier aus aufgerufen werden und neue Vorgänge können erstellt werden.
Neue Vorgänge als Kopie eines bestehenden erzeugen.
Bestehende Vorgänge können direkt von hier aus gedruckt oder als PDF gespeichert werden.
Listen (z.B. Rechnungsausgangsbuch) können ausgedruckt werden.
Umfangreiche Filter– und Suchmöglichkeiten.

Zusammengehörige Vorgänge (verbunden durch Bezug auf, bzw. Rechnung und zugehöriger Lieferschein) können im Historien Register der Auftragsverwaltung eingesehen werden.
Auch an dieser Stelle können Vorgänge hinzugefügt, bestehende gedruckt, gelöscht und bearbeitet werden.
Sie können dadurch den kompletten Ablauf der Faktura verfolgen.

Auftrags-Eingabe

Schnellsuche von Kunden aus dem Auftragsfenster.
Es kann auch mit Kommatrennung gleichzeitig in mehreren Feldern gesucht werden.
Aufträge können per eMail versendet werden.
Auswahl von Bestellart, Versandart, Zahlungsweise, Vorgangsdatum, Fußtext etc.

Bezugnahme auf Vorgänge und Zuordnung zu Vorgangshistorie.

Mit einem Bezug auf mehrere Lieferscheine können Sie eine Sammelrechnung erstellen.

Mit einem Bezug auf mehrere Teil-Rechnungen können Sie eine Schlussrechnung erstellen.

Schnellsuche von Artikeln, Freitexten und Artikelkombinationen aus dem Auftragstabelle.
Es kann auch mit Kommatrennung gleichzeitig in mehreren Feldern gesucht werden.
Separater Ausweis von Lohnleistungen für Handwerk- und Dienstleistungen (nach §35 a Abs. 2 S. 2 EStG), oder als durchlaufender Posten.
Pro Positionszeile kann die Position als nicht skontierbar, nicht rabattierbar gekennzeichnet werden.
Unterschiedliche Artikelpositionstypen (Artikel, Alternativartikel, Freier Artikel, Freitext, Zwischensumme kummulierend, Zwischensumme gruppenbezogen, Seitenumbruch).
Automatische Erzeugung von Positionsnummern.

Aus dem Artikelsuchfenster können mehrere Artikel auf einmal in die Auftragstabelle übernommen werden.

Sie können Artikel aus einem beliebigen anderen Vorgang einlesen.
Sie können Artikel aus einer EXCEL, bzw. CSV Datei einlesen.

Es können mehrere prozentuale und wertmäßige Abzüge, bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag eingefügt werden.
Die betragsmäßigen Abzüge/Zuschläge können als Abzug/Zuschlag, bzw. als Porto-/Service-/Logistikkosten ausgzeichnet werden.

Wertmäßige Abzüge, bzw. Zuschläge nach dem Rechnungsbetrag hinzufügen.

Einstellung von Zahlungsziel, Skonto, Fußtext und Zusätzen wie z.B.:
- Automatische Übernahme von Bar Rechnungs und Gutschriftbeträgen (nach MWSt unterschieden) in das Kassenbuch.
- Druck nach Paragraph 13b.
  Druck nach Paragraph 19 USTG kann direkt im Druckbericht-Einstellungsfenster ausgewählt werden.
- Adressen können in einer Tages-Adress-, bzw. Eigenüberweisungsliste zur Weiterverarbeitung gespeichert werden.
In Skonto und Zahlungsziel können mehrere Variablen integriert werden wie z.B. IBAN, BIC, MandatsRefNr, Zahlungsziel-Datum, Skonto, skontierter Betrag etc.

Direktes Buchen, bzw. Buchung aufheben.
Storno mit und ohne Artikel-Rückbuchung.

Im Rahmen der GoBD dürfen Rechnungen mit einer erzeugten Rechnungsnummer nicht mehr verändert werden.

Da das in der Praxis oft zu ärgerlichen „Storno“ und nochmals schreiben führt, (auch wenn z.B. nur ein Rechtschreibfehler ausgebessert werden sollte) haben wir eine aufwendige Lösung integriert, bei der eine Rechnung nochmals entsperrt und geändert werden kann.

Alle Änderungen werden intern zu dieser Rechnung protokolliert und nachvollziehbar gemacht.

ABO Rechnung-Verwaltung

Verwaltung der ABO Rechnungen.

ABO Rechnung-Eingabe

Eingabe der Erstellungsvorschrift für eine ABO Rechnung.

Eingangsrechnung-Verwaltung

Verwaltung der Eingangsrechnungen.
Druck eines gruppierten Rechnungseingangsbuches möglich.
Umfangreiche Filter– und Suchmöglichkeiten.
Buchungsstatus einsehen und Buchung direkt möglich.

Eingangsrechnung-Eingabe

Eingangsrechnungen mit Kontozuordnung.
Datenübernahme aus eigenen Bestellungen.
Eingegangene Artikel automatisch in das Lager einbuchen.
Mehrere Teilrabatte möglich.

OfficeFreund - Adressen

Adress-Verwaltung

Adressverwaltung nach Kunden, Lieferanten, Vertretern und „eigenen Daten“ aufgeschlüsselt.
Bestimmung der aktuell ausgewählten „eigenen Daten“.
Detaildaten und Auswertungen (offene Rechnungen, gekaufte Artikel…).
Direkte Erstellung von Briefen, Aufträgen, offene Posten etc. möglich.
Dateien können mit Adressen verknüpft werden.
Neue Adresse als Kopie einer bestehenden.
Vielfältige Druckmöglichkeiten:
- Adresslisten
- Stammdaten
- Etiketten
Umfangreiche Filter– und Suchmöglichkeiten.

Kunden-Maske

Eingabe der Standarddaten:
- Adressdaten
- Kommunikationsdaten
- Gruppenzugehörigkeit
- Bemerkungen
- Bewertung…
Ausdruck eines Kunden-Stammdatenblattes (gut geeignet z.B. für Handwerker bei Kundenbesuch, bzw. Montage).

Alternative Lieferadresse. (Falls diese Adresse gesetzt wird, dann wird diese Adresse z.B. im Lieferschein verwendet).

Eingabe von Kontodaten. Diese Kontodaten werden im Zahlungsverkehr verwendet.
Zuordnung eines Vertreters.

Zahlungsziel für Kunde hinterlegen.
Skonto für Kunden hinterlegen.

Eigene-Daten Maske

Eingabe der Standarddaten:
- Adresse
- Kommunikationsdaten
- Kurzadresse
- Signatur für Schriftverkehr
- Fußzeilen für Briefpapier

Kontodaten für die Verwendung im Zahlungsverkehr. Dieses Konto kann über Variablen in den Fußzeilen eingebunden werden.
Voreinstellung des Hauptkontos.
Einstellungen für den Ausdruck.
Einfügen eines Logos für den Ausdruck inkl. Anpassung der Größe über die DPI Zahl.
Eine feste Logogröße kann zusätzlich im Briefpapier eingestellt werden.

Eingabe der Internetzugangsdaten für das Versenden von EMails.
Integrierter Einrichtungs-Wizard.

OfficeFreund - Artikel

Artikel-Verwaltung

Artikel, Freitexte und Artikelkombinationen anlegen, bearbeiten und löschen.
Neuer Artikel als Kopie eines bestehenden.
Umwandlung von Freitexten in Artikel.
In Vorgängen enthaltene Artikel einsehen.
Verschiedene Ausdrucke:
- Preisliste (auch mit allen Preisen in einer Zeile ausgegeben), Artikelliste, Bestandsliste, Etiketten und in „Vorgängen enthaltene Artikel“
Umfangreiche Filter und Suchmöglichkeiten.
Differenzierte Preis-Batch Änderungen möglich.

Artikeldetaildaten wie z.B. Preise, Matchcode und Bestand in „einem Rutsch“ ändern.
Bei Preisänderungen können fehlende Preisgruppen-Preise erzeugt werden.
Prozentuale und wertmäßige Preisänderungen mit vielfältigen Rundungsmöglichkeiten.

Artikel-Maske

Zuordnung zu verschiedenen Gruppen.
EK Preise und VK Preisgruppen.
EAN Code und Druck von Artikeletiketten mit EAN8 oder EAN13 Barcodes.
Lagerzuordnung möglich. (Wird in Inventurliste übernommen).
Gewicht. Kann im Lieferschein summiert werden.

5 unterschiedliche Preisgruppen.
EK Preis und fester Aufschlag.
Lieferant inkl. BestellNr können dem Artikel zugeordnet werden.
Für „Kleinartikel“ kann z.B. die Zahl der Nachkommastellen verändert werden.

Die Einfügeoptionen können für jeden Artikel differenziert für die Gruppe (Materialkosten, Arbeitsleistung, durchlaufende Posten), Berechnungsvorschrift (nicht skontierbar, nicht rabattierbar) und den Typ (Abzug/Zuschlag, Porto-/Service-/Logistik Kosten) gesetzt werden.
Diese Optionen werden dann beim Einfügen in einen Vorgang gesetzt.

Freitext für längere über die komplette Breite des Druckberichtes (Angebot, Rechnung…) auszugebende Texte.

Artikelkombination-Verwaltung

Verwaltung der bestehenden Artikelkombinationen.
Bearbeiten, erstellen und löschen von Artikelkombinationenen.
Umfangreiche Filter und Suchmöglichkeiten.

Artikelkombination-Eingabe

Preise können fest eingegeben werden, oder bei dem Einfügen in der Rechnung bestimmt werden.

Buchhaltung

Kassenbuch-Verwaltung

Verwalten, bearbeiten und Neuanlage von Kassenbüchern.
Direkter Druck von Kassenbüchern.
Monatskassenbücher und Zusatzkassenbücher.
Direktaufruf des aktuellen Kassenbuchs aus Hauptmenü.
Es können auch Kassenbücher aus dem letzten Jahr erstellt werden.

Kassenbuch-Eingabe

Bei Bar-Rechnungen mit mehreren MWSt-Sätzen werden diese mit getrennten Einträgen in das Kassenbuch übernommen.
Bei der automatischen Übernahme von Beträgen aus Bar-Rechnungen wird auch die RechnungsNr und der Kundenname in die entsprechende Zeile eingetragen.
Kassenbücher können gesperrt werden (das Finanzamt verlangt, dass Kassenbücher nach Fertigstellung nicht mehr geändert werden können).
Bei der Eingabe, bzw. Auswahl einer Beschreibung werden sofort zugehörige (schon vergebene) MWSt und Konto Einträge angezeigt.
Typ Manuell, Bar, Bank, Privat kann gesetzt werden.
Anlage von Monatskassenbüchern und frei gestaltbaren Kassenbüchern möglich.

Änderungen an einzelnen Zeilen werden protokolliert und können detailliert nachvollzogen werden. (GoBD)

Kassenbuch-Zählprotokoll

Detaillierte Tagesinformationen einsehbar.
Zählprotokoll inkl. Ausdruck.

Kassenbuch-Tagesabschluss

Tagesabschluss mit Ausdruck des Tagesabschlussberichtes.
Validierung des Kassenbuches.
Sperrung der zugehörigen Kassenbuchdetails nach Tagesabschluss.

Offene Posten – Verwaltung

Offene Postenverwaltung und Mahnwesen.
Gezahlter Betrag kann eingetragen werden.
Aktuelle Fälligkeit wird angezeigt.
Bemerkungen zu Rechnung und Kunden können direkt eingesehen und eingegeben werden.

Mahnungstext-Einstellungen

Separate Einstellungsmöglichkeiten für Erinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Dritte Mahnung.
Mahnungstext kann formatiert werden.
Rechtschreibüberprüfung.
3 verschiedene Möglichkeiten die Fälligkeit zu berechnen:
- Frist auf Rechnungsdatum addieren.
- Frist auf letzten Mahnvorgang addieren.
- Frist auf aktuelles Datum addieren.

Inventurliste-Verwaltung

Inventurlisten neu anlegen, bearbeiten, löschen und drucken.

Inventurliste-Eingabe

Inventurliste mit Datenübernahme aus Artikelbestand und Lagerzuordnung.
Inventurliste kann gesperrt werden.

Gesamtumsätze

Gesamtumsätze in 5 verschiedenen Ansichten anzeigen und drucken.
- Detaillierte Ansicht.
- Tagesauswertung.
- Monatsauswertung.
- Monatsauswertung (detailliert)
- Jahresauswertung.

Schriftverkehr

Schriftverkehr-Verwaltung

Verwaltung des gesamten Schriftverkehrs.
Verwaltung von Standardbriefen.
Anlegen, bearbeiten, löschen und drucken von Briefen, Kurzbriefen, Faxen, EMails und Standardbriefen.
Ansicht der formatierten Dokumente.
Direkter Ausdruck bzw. direktes Senden von EMails aus Verwaltung möglich.

Schriftverkehr-Brief und Fax

Auswahl von Standardbriefen.
Suche und Übernahme aus bestehendem Schriftverkehr und Standardbriefen.
Formatierung.
Rechtschreibprüfung.

Auswahl von Standardbriefen.
Suche und Übernahme aus bestehendem Schriftverkehr und Standardbriefen.
Formatierung.
Rechtschreibprüfung auch mit „rechte Mausklick“ auf beanstandetes Wort inkl. Vorschlägen.

Schriftverkehr-Kurzbrief

Kurzbrief für schnelle Mitteilungen inkl. Ankreuzkästchen für die gewünschten Rückmeldungen.

Schriftverkehr-EMail

EMail Versand inkl. Attachments.

Versandkontrolle der EMail.
An dieser Stelle können noch Attachments (Dateianhänge) hinzugefügt werden, die nicht in OfficeFreund gespeichert werden.

Schriftverkehr-Standardbrief

Legen Sie sich häufig verwendete Schrift-Dokumente als Standardbrief an.
Standardbriefe können in allen Schriftverkehrstypen eingefügt werden.

Schriftverkehr-Serien-Brief, Fax oder EMail

Erzeugen Sie Serienbrief, bzw. senden Sie Serienfax und EMails an Ihre Kunden.
Adressen können direkt aus dem Serienbrief-Fenster aufgerufen und bearbeitet werden.

Schriftverkehr-Tages Adressdruckliste

Sie können sich für jeden ausgedruckten Auftrag einen Adresslisteneintrag in der Tages-Adressdruckliste erzeugen lassen. Von dieser Liste aus können Sie direkt verschiedene Versand-Etiketten ausdrucken.

Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr-Verwaltung

Verwalten aller Zahlungsvorgänge.
Erstellen, bearbeiten, löschen und drucken von SEPA-Überweisungen, SEPA-Eigenüberweisungen, VSchecks, Scheckeinreicher und Nachnahmeformularen.
Druck von nach Bank und Konto gruppierten Listen.

Zahlungsverkehr-Eingabemasken

SEPA-Überweisungen ausdrucken.

SEPA-Eigenüberweisungen ausdrucken.

Verrechnungsschecks ausdrucken.

Scheckeinreicher ausdrucken.

Nachnahmeformulare ausdrucken.

Tageseigenüberweisungs-Liste

Für jede ausgedruckte Rechnung kann ein Eintrag in der Tageseigenüberweisungs-Liste erzeugt werden. Sie können dann zu der Rechnung einen vorausgefüllten Eigenüberweisungsbeleg beilegen.

OfficeFreund - Sonstiges

Freie Berechnungsliste-Verwalten

Verwalten, anlegen, bearbeiten und löschen von „freien Berechnungslisten“.
Freie Berechnungs-Listen können auch direkt aus der Verwaltung heraus gedruckt werden.

Freie Berechnungsliste-Eingabe

Eine freie Berechnungsliste bietet sich an, falls Sie Listen mit einfachen Berechnungen erzeugen wollen. (z.B. eine Arbeitsstunden-Liste).
Die Spaltenüberschrifte in der Bildschirmansicht und die Berechnungsformel können angepasst werden.

Ordnerrücken bedrucken

Ausdruckshilfe für schmale Odnerrücken im Format: 192x38mm

Ausdruckshilfe für breite Odnerrücken im Format: 192x61mm

Schnittstellen

Daten importieren

Sie können Adress– und Artikeldaten aus EXCEL und CSV-Dateien einlesen.
Die Zuordnungsdatei der Importdatei zu den Feldnamen kann gespeichert und geladen werden.
Es können komplexe Zuordnungen (z.B. ein Feld der Importdatei wird auf unterschiedliche Datenbankfelder verteilt) mit Hilfe von Regular Expressions in der Zuordnungsdatei erzeugt werden.
Bei dem Import können den Adressen, bzw. Artikeln mehrere Gruppen zugeordnet werden.
Bestehende Daten können aktualisiert werden.

Daten aktualisieren

Aktualisierung von Artikel-Beständen und Lagerort aus EXCEL-, bzw. CSV Dateien.

IDEA Export (Zusatzmodul)

Alle steuerlich relevanten Daten können in das von der deutschen Steuerprüfung verwendete IDEA Format exportiert werden.
Direktes Einlesen der exportierten Daten in die Steuerprüfungssoftware möglich.

Datenpflege

Alte Daten endgültig löschen

Endgültiges löschen von Rechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbüchern und Inventurlisten, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist.

Grundeinstellungen

Bearbeiten, neu erstellen und löschen von Auswahlboxinhalten wie z.B. (Artikel Einheit, Auftrag Kopftext, Auftrag Zahlungsziel …)

Jede Vorgangsart hat einen eigenen Nummernkreis mit unterschiedlichen Formatierungs- und Erstellungsoptionen.
Kodierung fortlaufend, datumskodiert und fortlaufend mit Datum möglich.
Die vorgenommenen Einstellungen können anhand einer Vorschau überprüft werden.

Die Überschrift der verschiedenen Vorgangsarten für den Ausdruck kann verändert werden.
Im Einstellungen-Fenster der einzelnen Auftrags-Druckbericht (wie z.B. Rechnung) kann die Überschrift nochmals separat für verschiedene Druckberichte unterschieden werden.

Es können fünf verschiedene Preisgruppen für Artikel genutzt werden.
Jedem Kunden kann eine Preisgruppen-Kategorie zugeordnet werden.

Jede Adressart hat für die „Adressnummer“ einen eigenen Nummernkreis mit unterschiedlichen Formatierungsmöglichkeiten.
Kundennummern können automatisch erzeugt werden.

Sie können bei den Einstellungen für die Währung zwischen EURO, Schweizer Franken, Dollar und Pfund unterscheiden.

Es können für alle Maskenfenster Voreinstellungen eingestellt werden, die bei der Neuanlage eines neuen Datensatzes voreingestellt werden.
Auch die jeweils neue Datenzeile z.B. in der Artikelzeile der Aufträge (z.B. Rechnung) kann individuell voreingestellt werden.

PDF Speicherpfade individualisieren

Sie können für jede Vorgangsart (Angebot, Rechnung etc.) die Ausgabe der PDF Speicherorte und Namen differenziert einstellen.
Es können voreingestellte Variablen wie z.B. @KundenNr, @EigeneFirma usw. verwendet werden.

Sucheinstellungen

globale Einstellung, wie z.B „Suche erst bei ‚Enter‘.

Benutzer und Mandanten

Benutzer und Rechte

Bearbeiten, neu erstellen und löschen von Benutzern.
Einsicht der für einen Benutzer verfügbaren Mandanten.

Eintrag einer benutzerspezifischen Signatur (kann in allen Schriftverkehrsdokumenten eingefügt werden).
Detaillierte Einschränkung von Benutzerrechten.
Passwortvergabe für Benutzer.

Mandanten

Bearbeiten, neu erstellen und löschen von Mandanten.
Jeder Mandant repräsentiert eine eigenständige Firma.

Mandanten Einstellungen wie z.B. die zugeordnete Lizenz bearbeiten.

Backup

automatisches Backup aller Daten zu einer bestimmten Uhrzeit.
manuelles Exportieren und Importieren von Sicherungen.

Datenübernahme aus WinOffice pro

Übernahme der kompletten Daten aus bits&paper WinOffice pro 4.x und WinOffice pro 5.x möglich.

OfficeFreund - Drucken

Alle Druckberichte können gedruckt, als PDF gespeichert, oder als EXCEL Datei abgespeichert werden.
Alle Listendarstellungen können ausgedruckt werden.
Direkter Druck von gespeicherten Vorgängen aus allen Verwaltungsfenstern heraus.
Über 100 vorgefertigte Standard-Druckberichte.

Druckberichte

Einfache Anpassungsmöglichkeit der Druckberichte über Dialogfenster.
Alle festen Texte können geändert werden.
Spalten können ein- und ausgeblendet werden, bzw. in der Breite geändert. (Automatische Anpassung der Gesamtbreite des Ausdrucks.)